Beschaffung: Externe Dienstleistungen Erstellung Vergabeunterlagen Internetauftritt

Wir weisen darauf hin, dass kein Anspruch auf Beteiligung am späteren Wettbewerbsverfahren besteht. Sie erhalten lediglich im Falle einer Berücksichtigung eine Aufforderung zur Angebotsabgabe vom Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (im Folgenden „Beitragsservice“).

Im vorliegenden Stadium geht es um eine Interessensbekundung an einem späteren Wettbewerbsverfahren. Es sind noch keine Angebote einzureichen. Auch Rückfragen zum Gegenstand der Beschaffung können erst im Rahmen der nachfolgenden Angebotsaufforderung gestellt werden.

Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (Beitragsservice) betreibt seit November 2025 seinen Internetauftritt www.rundfunkbeitrag.de auf Basis eines Generalunternehmermodells. Die zugrunde liegenden Verträge besitzen eine feste Mindestlaufzeit mit Verlängerungsoption. Der Beitragsservice plant frühzeitig die fachlichen, technischen, organisatorischen und vergaberechtlichen Voraussetzungen zu schaffen, um eine Folgevergabe vorzubereiten und durchführen zu können.

Hierfür benötigt der Beitragsservice externe Dienstleistungen mit nachgewiesener Expertise in den Bereichen öffentliche Vergaben, digitale Serviceportale, Webplattformen, Hosting- und Betriebsleistungen sowie Transition- und Migrationsszenarien. Die Dienstleistung soll den Beitragsservice bei der Erstellung belastbarer Vergabeunterlagen unterstützen. Die Entscheidung über die Durchführung einer Neuausschreibung ist nicht Gegenstand dieser Beauftragung und verbleibt ausschließlich beim Beitragsservice.

1. Analyse der Ausgangssituation

Der Auftragnehmer analysiert die bestehende Leistungs- und Vertragssituation sowie die aktuellen Rahmenbedingungen für den Betrieb und die Weiterentwicklung des Internetauftritts.

Hierzu gehören insbesondere:

• Sichtung der bestehenden Vergabeunterlagen aus dem Vorgängerverfahren
• Technische Analyse und Bewertung des Ist-Zustands
• Bewertung Anpassungsbedarf einzelner Komponenten
• Analyse der bestehenden Vertrags- und Leistungssituation
• Analyse des aktuellen Betriebs-, Hosting- und Weiterentwicklungsmodells
• Durchführung von Workshops, Interviews und Abstimmungsterminen mit den relevanten Fachbereichen des Beitragsservice
• Aufnahme, Strukturierung und Dokumentation zukünftiger fachlicher, technischer, organisatorischer und qualitativer Anforderungen
• Identifikation von Anforderungen, die in einer möglichen späteren Ausschreibung berücksichtigt werden sollten
• Dokumentation der Ergebnisse als Grundlage für die weitere Vergabevorbereitung

2. Marktanalyse und Markterkundung

Vergaberechtskonforme Analyse aktueller Marktgegebenheiten und marktüblicher Leistungsmodelle durch den Auftragnehmer.

Hierzu gehören insbesondere:

• Analyse des Marktes für Betrieb, Hosting, Support und Weiterentwicklung von Web- und Serviceplattformen
• Untersuchung marktüblicher Vertrags-, Betriebs- und Service-Modelle
• Identifikation relevanter Marktteilnehmer und Leistungsstrukturen
• Aufbereitung und Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse für die weitere Verwendung durch den Beitragsservice
• Ableitung von Empfehlungen zur marktgerechten Ausgestaltung einer späteren Ausschreibung
• Vorschläge geeigneter Anbieter

3. Vorbereitung der Vergabeunterlagen

Der Auftragnehmer unterstützt den Beitragsservice bei der Erstellung vollständiger Vergabeunterlagen für eine spätere EU-weite Vergabe.

Hierzu gehören insbesondere:

• Erarbeitung fachlicher und technischer Eignungskriterien für einen möglichen Teilnahmewettbewerb
• Erstellung der Leistungsbeschreibung
  • Definition funktionaler und nichtfunktionaler Anforderungen
  • Definition von Anforderungen an Betrieb, Hosting, Support und Weiterentwicklung des Internetauftritts
  • Definition von Service-Leveln, Qualitätsanforderungen und Berichtspflichten
• Erarbeitung qualitativer Zuschlagskriterien
• Entwicklung eines Bewertungskonzeptes einschließlich Bewertungsmatrix
• Erstellung von Preisblättern und sonstigen wertungsrelevanten Unterlagen
• Beratung zur Ausgestaltung qualitativer Wertungsbestandteile
• Konzeption eines möglichen Pitch- beziehungsweise Präsentationsverfahrens als Bestandteil eines späteren Vergabeverfahrens einschließlich Empfehlungen zu Durchführung und Bewertung
• Unterstützung bei der Erstellung und Dokumentation vergaberelevanter Unterlagen

4. Vorbereitung möglicher Transitions- und Migrationsszenarien

Der Auftragnehmer unterstützt den Beitragsservice bei der Vorbereitung möglicher Übergangs- und Transitionsszenarien für den Fall eines späteren Dienstleisterwechsels.

Hierzu gehören insbesondere:

• Analyse der Anforderungen an einen möglichen Betriebsübergang
• Identifikation erforderlicher Übergangs- und Transitionsleistungen
• Betrachtung technischer, organisatorischer und vertraglicher Abhängigkeiten
• Identifikation wesentlicher Risiken und Erfolgsfaktoren
• Erarbeitung eines konzeptionellen Transition- und Migrationsansatzes zur Verwendung in möglichen späteren Vergabeunterlagen
• Erstellung einer belastbaren Zeit- und Ablaufplanung für ein mögliches Transition-Szenario

5. Projektorganisation

Der Auftragnehmer übernimmt die fachliche Federführung für die Durchführung der Leistungen. Die erforderlichen Informationen werden in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachbereichen des Beitragsservice erhoben. Die Leistungserbringung erfolgt überwiegend remote. Workshops und Abstimmungstermine können bei Bedarf in Präsenz am Standort Köln durchgeführt werden.

Hinweis zur Projektantenstellung

Der Auftragnehmer wird voraussichtlich an der Erstellung wesentlicher Bestandteile möglicher späterer Vergabeunterlagen mitwirken und kann daher als Projektant im Sinne des § 7 VgV anzusehen sein.

Der Beitragsservice wird im Falle einer späteren Ausschreibung die erforderlichen Maßnahmen treffen, um mögliche Wettbewerbsverzerrungen auszuschließen und die Gleichbehandlung aller Bewerber und Bieter sicherzustellen. Der Auftragnehmer erklärt sich mit diesen Maßnahmen einverstanden.

Für die oben genannte Erstellung eines Leistungsverzeichnisses soll ein externes Fachkräfte-/Beratungs-Team zum Einsatz kommen, das den gesamten Unterstützungs- und Beratungsbedarf abdecken kann. Dieses Team wird zur Aufgabenerfüllung (insbesondere zur Informationseinholung) auf Beitragsservice-interne Fachkräfte (IT, Vergabejuristen, Einkauf etc.) zurückgreifen (zum Beispiel im Rahmen von Workshops oder Interviews). Die Federführung für die Aufgabendurchführung liegt beim Auftragnehmer. Seitens des Beitragsservice wird eine Person bereitgestellt, die die Koordination zu den Beitragsservice-internen Fachkräften übernimmt. Ein externes PMO wird nicht benötigt.

6. Termine

Die Arbeiten zur Erstellung dieses Verzeichnisses sollen im Januar 2027 beginnen. Die Vergabeunterlagen sollen spätestens Ende Mai 2027 vorliegen und an den Beitragsservice übergeben werden.

7. Notwendiger Skill des externen Fachkräfte-/Beratungs-Teams

• Erfahrung mit europaweiter Vergabeverfahren im Bereich öffentlicher Auftraggeber (Muss-Kriterium)
• Erfahrung (Level: Senior) in der Erstellung von IT-seitigen Leistungsverzeichnissen (für Vergaben nach EU-Recht), insbesondere im Bereich der Vergabe komplexer Projekte (idealerweise digitale Serviceportale, Webplattformen, Hosting- und Betriebsleistungen sowie Transition- und Migrationsszenarien)

Das in der nachfolgenden Angebotsanfrage angeforderte Angebot zur Durchführung der Aufgaben soll als Festpreisangebot eingereicht werden. Der Beitragsservice geht – aufgrund von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit – davon aus, dass der (Brutto-) Auftragswert zur Durchführung der Aufgabe in einer Bandbreite von 100 T€ bis 130 T€ liegt.